A apresentação do TCC em algumas instituições chamado de PREX (Projeto Experimental) é o momento inesquecivel na vida de estudantes de Publicidade & Propaganda, Multimídia, Artes Visuais, Cinema, Design entre outras vertentes, pois será ele o responsável por abrir portas e gerar oportunidades de trabalho ao longo da carreira e por mais que o projeto seja criativo ou inteligente, não basta o projeto ser bom, é preciso também que ele pareça bom, e estar preparado para o antes, durante e o pós apresentação será fundamental para que isto aconteça, abaixo 18 dicas essenciais para se fazer uma boa apresentação de TCC/PREX em Publicidade e Propaganda.
1. PREPARARANDO UMA BOA APRESENTAÇÃO
Faça um check-list de todas as etapas, para que seja verificada todas as pendências.
2. REVISÃO
Faça uma revisão antes dos ensaios de apresentação e entrega do book. É necessário que seja feita uma criteriosa revisão gramatical. De preferência feita por algum professor de português, que não esteja envolvido no projeto. Este é um cuidado essencial e indispensável, pois um projeto com muitos erros gramaticais e de concordância, dificilmente obterá boas notas. As peças que serão apresentadas e slides do Power Point também devem passar por esta criteriosa revisão, tendo em vista que estas ainda terão maior visibilidade, pois serão projetadas para o público presente e os erros ficarão ainda mais evidentes.
3. SCRIPT DE APRESENTAÇÃO
Faça o seu script de apresentação de acordo com o tempo que terá para exposição. Ou seja, a princípio escreva tudo o que deverá ser falado, para que você possa cronometrar e verificar se pode se estender em algum ponto ou deve “enxugar” seu texto. O ideal é que seja lido apenas os textos das peças de criação, o restante da apresentação é melhor que seja explicada pelo apresentador sem ajuda de papel. O apresentador pode orientar-se pela tela do Power Point, porém “sem ler demais”.
4. ENSAIO DE APRESENTAÇÃO
Ensaie uma, duas, três, dez vezes, ou quantas forem necessárias até adquirir a segurança e a naturalidade necessárias. É importante também que sejam treinados apresentadores suplentes, para que caso ocorra algum imprevisto com um dos apresentador haja um substituto imediato à altura.
5. POSTURA
Para corrigir a si mesmo, é interessante que seja feito ensaios em frente ao espelho, pois assim você mesmo poderá corrigir sua postura durante a apresentação.
Aqueles que tiverem condições de gravar os ensaios, também podem usar o vídeo com esta finalidade. Para conter o nervosismo também é interessante ter um amuleto. Ou seja, algo em mãos durante a apresentação, assim você poderá conter toda a sua ansiedade e nervosismo naquela peça e terá mais tranqüilidade para apresentar seu trabalho.
6. CRONÔMETRO
Durante os ensaios, cronometre sua apresentação.
Os demais integrantes do grupo devem colaborar neste sentido. Observando a clareza das informações transmitidas, ou seja, se o ritmo da apresentação não está muito lento, que não permita passar dentro do prazo estipulado todas as informações necessárias ou se está muito rápida que não permita assimilá-las.
7. CREDIBILIDADE
Procure transmitir credibilidade às informações passadas.
É importante ter em mente que as idéias propostas não devem ser apenas apresentadas, mas sim vendidas para a banca examinadora, “como a melhor solução” para os problemas identificados para aquele cliente.
8. ELABORAÇÃO DOS SLIDES
Nunca faça slides com blocos de texto. O correto é trabalhar com tópicos.Utilize também gráficos, planilhas e tabelas que possam elucidar com maior clareza as informações que se pretende transmitir. A ordem do conteúdo da apresentação é a mesma do seu book, ou seja, começa pela apresentação da agência, cliente (Histórico da Empresa produto, etc.)
A sugestão é que seja feita realmente na ordem do book, entretanto para tomar a apresentação mais dinâmica, pode ser intercalada a apresentação das peças de criação, com a mídia utilizada, pois isso dará maior dinamismo e tornará a apresentação mais interessante, pois saberemos claramente onde aquelas peças que estão sendo apresentadas serão veiculada.
9. IDENTIDADE VISUAL DA AGÊNCIA
O que está sendo vendido para banca examinadora ou para o cliente é o trabalho de sua agência. É importante que ele tenha este nome memorizado, por isso inclua nas telas dos slides o logo de sua agência e o do seu cliente.
Apesar de não ser obrigatória, uma vinheta, criada em “Flash”, ou mesmo em vídeo, com uma trilha impactante onde é apresentada a logomarca da agência em animação pode criar o primeiro impacto positivo que sua agência deve causar.
10. ENSAIO GERAL
Faça um ensaio completo com toda agência, se possível operando os equipamentos que serão utilizados no dia da apresentação, isso possibilitará verificar eventuais falha em tempo de serem corrigidas. Defina quem irá operar os equipamentos de informática, de vídeo. Quem irá fazer a entrega das peças para a banca e quem irá fazer a entrega dos brindes ou degustações, se houver. É importante, também, definir quem irá responder as perguntas da banca examinadora. Normalmente o responsável pela área questionada é que responde. Mas todos devem estar preparados para responder perguntas de quaisquer áreas!
11. EQUIPAMENTOS / SOFTWARES
É necessário também checar previamente a compatibilidade do equipamento disponibilizado no local, com os seus arquivos, pois no dia das apresentações não sério aceitas justificativas tais como “o computador não leu meu pen-drive ou CD”, ou “o computador do local é muito lento e não tem a versão mais nova do programa”.
Tais questões devem ser vistas antecipadamente pois no dia são mais difíceis de serem solucionadas. Se possível leve seus próprios equipamentos (notebook, datashow)
12. TESTE SUA APRESENTAÇÃO
Procure a opinião de outras pessoas não envolvidas com o projeto e peça que elas observem os seguintes aspectos:
Postura: Como o apresentador se coloca diante do público.
Segurança: Conseguiu convencer o público coin seus argumentos?
Clareza: As informações foram claras o suficiente para que quem não leu o trabalho consiga compreendê-lo?
Tempo: Observar sempre se o tempo previsto para apresentação está sendo respeitado.
13. AJUSTES FINAIS
Agora é o momento de se atentar aos detalhes. Verifique os últimos itens que precisam ser ajustados em seu check list:
- Correções de peças e materiais impressos (erratas, se houver);
- Divulgação da apresentação: Faça convites impressos, para formalizar seu interesse em ter presentes pessoas que lhes são importantes.
- Vestimenta do grupo: Alguns grupos costumam fazer uniforme para sua equipe. É interessante pois marca a presença do grupo no espaço onde será realizada as apresentações, contudo não é obrigatório. O importante é que o apresentador (atendimento da agência) esteja elegante e discretamente vestido.
Faça o seu script de apresentação de acordo com o tempo que terá para exposição. Ou seja, a princípio escreva tudo o que deverá ser falado, para que você possa cronometrar e verificar se pode se estender em algum ponto ou deve “enxugar” seu texto. O ideal é que seja lido apenas os textos das peças de criação, o restante da apresentação é melhor que seja explicada pelo apresentador sem ajuda de papel. O apresentador pode orientar-se pela tela do Power Point, porém “sem ler demais”.
4. ENSAIO DE APRESENTAÇÃO
Ensaie uma, duas, três, dez vezes, ou quantas forem necessárias até adquirir a segurança e a naturalidade necessárias. É importante também que sejam treinados apresentadores suplentes, para que caso ocorra algum imprevisto com um dos apresentador haja um substituto imediato à altura.
5. POSTURA
Para corrigir a si mesmo, é interessante que seja feito ensaios em frente ao espelho, pois assim você mesmo poderá corrigir sua postura durante a apresentação.
Aqueles que tiverem condições de gravar os ensaios, também podem usar o vídeo com esta finalidade. Para conter o nervosismo também é interessante ter um amuleto. Ou seja, algo em mãos durante a apresentação, assim você poderá conter toda a sua ansiedade e nervosismo naquela peça e terá mais tranqüilidade para apresentar seu trabalho.
6. CRONÔMETRO
Durante os ensaios, cronometre sua apresentação.
Os demais integrantes do grupo devem colaborar neste sentido. Observando a clareza das informações transmitidas, ou seja, se o ritmo da apresentação não está muito lento, que não permita passar dentro do prazo estipulado todas as informações necessárias ou se está muito rápida que não permita assimilá-las.
7. CREDIBILIDADE
Procure transmitir credibilidade às informações passadas.
É importante ter em mente que as idéias propostas não devem ser apenas apresentadas, mas sim vendidas para a banca examinadora, “como a melhor solução” para os problemas identificados para aquele cliente.
8. ELABORAÇÃO DOS SLIDES
Nunca faça slides com blocos de texto. O correto é trabalhar com tópicos.Utilize também gráficos, planilhas e tabelas que possam elucidar com maior clareza as informações que se pretende transmitir. A ordem do conteúdo da apresentação é a mesma do seu book, ou seja, começa pela apresentação da agência, cliente (Histórico da Empresa produto, etc.)
A sugestão é que seja feita realmente na ordem do book, entretanto para tomar a apresentação mais dinâmica, pode ser intercalada a apresentação das peças de criação, com a mídia utilizada, pois isso dará maior dinamismo e tornará a apresentação mais interessante, pois saberemos claramente onde aquelas peças que estão sendo apresentadas serão veiculada.
9. IDENTIDADE VISUAL DA AGÊNCIA
O que está sendo vendido para banca examinadora ou para o cliente é o trabalho de sua agência. É importante que ele tenha este nome memorizado, por isso inclua nas telas dos slides o logo de sua agência e o do seu cliente.
Apesar de não ser obrigatória, uma vinheta, criada em “Flash”, ou mesmo em vídeo, com uma trilha impactante onde é apresentada a logomarca da agência em animação pode criar o primeiro impacto positivo que sua agência deve causar.
10. ENSAIO GERAL
Faça um ensaio completo com toda agência, se possível operando os equipamentos que serão utilizados no dia da apresentação, isso possibilitará verificar eventuais falha em tempo de serem corrigidas. Defina quem irá operar os equipamentos de informática, de vídeo. Quem irá fazer a entrega das peças para a banca e quem irá fazer a entrega dos brindes ou degustações, se houver. É importante, também, definir quem irá responder as perguntas da banca examinadora. Normalmente o responsável pela área questionada é que responde. Mas todos devem estar preparados para responder perguntas de quaisquer áreas!
11. EQUIPAMENTOS / SOFTWARES
É necessário também checar previamente a compatibilidade do equipamento disponibilizado no local, com os seus arquivos, pois no dia das apresentações não sério aceitas justificativas tais como “o computador não leu meu pen-drive ou CD”, ou “o computador do local é muito lento e não tem a versão mais nova do programa”.
Tais questões devem ser vistas antecipadamente pois no dia são mais difíceis de serem solucionadas. Se possível leve seus próprios equipamentos (notebook, datashow)
12. TESTE SUA APRESENTAÇÃO
Procure a opinião de outras pessoas não envolvidas com o projeto e peça que elas observem os seguintes aspectos:
Postura: Como o apresentador se coloca diante do público.
Segurança: Conseguiu convencer o público coin seus argumentos?
Clareza: As informações foram claras o suficiente para que quem não leu o trabalho consiga compreendê-lo?
Tempo: Observar sempre se o tempo previsto para apresentação está sendo respeitado.
13. AJUSTES FINAIS
Agora é o momento de se atentar aos detalhes. Verifique os últimos itens que precisam ser ajustados em seu check list:
- Correções de peças e materiais impressos (erratas, se houver);
- Divulgação da apresentação: Faça convites impressos, para formalizar seu interesse em ter presentes pessoas que lhes são importantes.
- Vestimenta do grupo: Alguns grupos costumam fazer uniforme para sua equipe. É interessante pois marca a presença do grupo no espaço onde será realizada as apresentações, contudo não é obrigatório. O importante é que o apresentador (atendimento da agência) esteja elegante e discretamente vestido.
- Monte sempre que possível um showroom, com os produtos de seu cliente;
- Decore o Iocal com materiais promocionais que façam referência ao produto do seu cliente e sua agência;
- Promova, se possível, degustações ou demonstrações na entrada do local de apresentação (Não esqueça de verificar a viabilidade para isso e solicitar as devidas autorizações). No dia da apresentação chegue mais cedo para checar os equipamentos (verifique antecipadamente a partir de que horário o local estará disponível para o grupo);
- Faça uma alimentação leve;
- Procure estar calmo e relaxado. “Acredite no seu trabalho e no seu potencial, sua carreira profissional começa a partir daqui”.
Normalmente são feitas antes do início das apresentações, algumas observações que são proferidas pelo presidente da banca. Em seguida é feita a apresentação da banca examinadora e é passada a palavra ao grupo. A apresentação deve ser marcada pela clareza na exposição do raciocínio fundamental que levou a equipe a criar o que está sendo apresentado, além de uma boa exposição física das peças (papel couché, impressão de qualidade, passpatour).
14. A APRESENTAÇÃO DO PROJETO
Normalmente são feitas antes do início das apresentações, algumas observações que são proferidas pelo presidente da banca. Em seguida é feita a apresentação da banca examinadora e é passada a palavra ao grupo.
A apresentação deve ser marcada pela clareza na exposição do raciocínio fundamental que levou a equipe a criar o que está sendo apresentado, além de uma boa exposição física das peças (papel couché, impressão de qualidade, passpatour).
15. IMPACTO INICIAL
Normalmente entre a palavra final do professor ou coordenador e o início das apresentações gera-se um certo “burburinho” entre os presentes.
Por isso o clip de sua agência (se houver) terá duas funções: - A de fazer com que os presentes façam silêncio e; - Causar a primeira boa impressão sobre o grupo, seja pelas imagens impactantes, seja pelo áudio e a logomarca da agência.
Ao término do “clip”, inicie com o seu “Boa Noite”, se apresente, meu nome é : “Fulano de tal”, sou atendimento da agência “Cicrano”, e vou apresentar para vocês a campanha desenvolvida para o produto “XPTO” do nosso cliente “Beltrano”.
Continue com o Histórico da Empresa e siga o seu script.
Outra dica é deixar as peças o tempo todo à vista da banca. Você pode pegar o tema fundamental da campanha e fazer um cartaz ou um banner grande só com o tema, deixando-o todo tempo atrás de você, e portanto, diante da banca.
Enquanto você expõe seu raciocínio fundamental e as peças subsequentes, todos irão inevitavelmente e subconscien-temente absorvendo o conceito da campanha.
Assim, fica bem mais fácil de vender sua idéia.
16. ENCERRAMENTO
O último item a ser apresentado são os custos. Cuidado, não utilize a palavra despesa ou gasto em nenhum momento.
Os que será apresentado é uma tabela com o total de investimentos necessários para realização da campanha apresentada.
Caso tenha sobra de verba, justifique o porquê da sobra e em caso de estouro, a mesma coisa. Conclua dizendo: “aqui se encerra a apresentação de nossa campanha” e “gostaria de fazer alguns agradecimentos”.
Faça estes agradecimentos de forma breve e objetiva (estes agradecimentos também podem ser projetados). Finalize passando a palavra à banca examinadora: “Esta é a agência Cicrano e estamos à disposição para os questionamentos da Banca Examinadora”.
17. RESPONDENDO AOS QUESTIONAMENTOS
Mantenha a seriedade, afinal mesmo acreditando que seu trabalho está muito bom, a argüição da banca é fundamental (perguntas feitas pela banca e respostas do grupo).
Na hora da arguição, se o responsável pela área respondeu satisfatoriamente, outro integrante pode pedir a palavra para complementar a resposta. Nas respostas não procure achar culpados para justificar falhas. O trabalho é seu e por isso você deve assumir a responsabilidade por suas qualidades e defeitos.
Dê sempre respostas claras e objetivas e não tome as críticas como ataques pessoais.
18. FIM DA APRESENTAÇÃO
Entregue os brindes para a banca examinadora (se houver). Os brindes são comuns neste tipo de apresentação de agência para cliente e também é uma tradição nestes tipos de apresentações acadêmicas. O brinde é uma forma de agradecimento às orientações, observações proferidas sobre o trabalho e também uma forma de marcar presença e reforçar a imagem do grupo ou agência junto a banca examinadora ou cliente; caso haja outros grupos para se apresentaram posteriormente, retire seu material dos equipamentos rapidamente; aguarde o resultado final e boa sorte!
- Decore o Iocal com materiais promocionais que façam referência ao produto do seu cliente e sua agência;
- Promova, se possível, degustações ou demonstrações na entrada do local de apresentação (Não esqueça de verificar a viabilidade para isso e solicitar as devidas autorizações). No dia da apresentação chegue mais cedo para checar os equipamentos (verifique antecipadamente a partir de que horário o local estará disponível para o grupo);
- Faça uma alimentação leve;
- Procure estar calmo e relaxado. “Acredite no seu trabalho e no seu potencial, sua carreira profissional começa a partir daqui”.
Normalmente são feitas antes do início das apresentações, algumas observações que são proferidas pelo presidente da banca. Em seguida é feita a apresentação da banca examinadora e é passada a palavra ao grupo. A apresentação deve ser marcada pela clareza na exposição do raciocínio fundamental que levou a equipe a criar o que está sendo apresentado, além de uma boa exposição física das peças (papel couché, impressão de qualidade, passpatour).
14. A APRESENTAÇÃO DO PROJETO
Normalmente são feitas antes do início das apresentações, algumas observações que são proferidas pelo presidente da banca. Em seguida é feita a apresentação da banca examinadora e é passada a palavra ao grupo.
A apresentação deve ser marcada pela clareza na exposição do raciocínio fundamental que levou a equipe a criar o que está sendo apresentado, além de uma boa exposição física das peças (papel couché, impressão de qualidade, passpatour).
15. IMPACTO INICIAL
Normalmente entre a palavra final do professor ou coordenador e o início das apresentações gera-se um certo “burburinho” entre os presentes.
Por isso o clip de sua agência (se houver) terá duas funções: - A de fazer com que os presentes façam silêncio e; - Causar a primeira boa impressão sobre o grupo, seja pelas imagens impactantes, seja pelo áudio e a logomarca da agência.
Ao término do “clip”, inicie com o seu “Boa Noite”, se apresente, meu nome é : “Fulano de tal”, sou atendimento da agência “Cicrano”, e vou apresentar para vocês a campanha desenvolvida para o produto “XPTO” do nosso cliente “Beltrano”.
Continue com o Histórico da Empresa e siga o seu script.
Outra dica é deixar as peças o tempo todo à vista da banca. Você pode pegar o tema fundamental da campanha e fazer um cartaz ou um banner grande só com o tema, deixando-o todo tempo atrás de você, e portanto, diante da banca.
Enquanto você expõe seu raciocínio fundamental e as peças subsequentes, todos irão inevitavelmente e subconscien-temente absorvendo o conceito da campanha.
Assim, fica bem mais fácil de vender sua idéia.
16. ENCERRAMENTO
O último item a ser apresentado são os custos. Cuidado, não utilize a palavra despesa ou gasto em nenhum momento.
Os que será apresentado é uma tabela com o total de investimentos necessários para realização da campanha apresentada.
Caso tenha sobra de verba, justifique o porquê da sobra e em caso de estouro, a mesma coisa. Conclua dizendo: “aqui se encerra a apresentação de nossa campanha” e “gostaria de fazer alguns agradecimentos”.
Faça estes agradecimentos de forma breve e objetiva (estes agradecimentos também podem ser projetados). Finalize passando a palavra à banca examinadora: “Esta é a agência Cicrano e estamos à disposição para os questionamentos da Banca Examinadora”.
17. RESPONDENDO AOS QUESTIONAMENTOS
Mantenha a seriedade, afinal mesmo acreditando que seu trabalho está muito bom, a argüição da banca é fundamental (perguntas feitas pela banca e respostas do grupo).
Na hora da arguição, se o responsável pela área respondeu satisfatoriamente, outro integrante pode pedir a palavra para complementar a resposta. Nas respostas não procure achar culpados para justificar falhas. O trabalho é seu e por isso você deve assumir a responsabilidade por suas qualidades e defeitos.
Dê sempre respostas claras e objetivas e não tome as críticas como ataques pessoais.
18. FIM DA APRESENTAÇÃO
Entregue os brindes para a banca examinadora (se houver). Os brindes são comuns neste tipo de apresentação de agência para cliente e também é uma tradição nestes tipos de apresentações acadêmicas. O brinde é uma forma de agradecimento às orientações, observações proferidas sobre o trabalho e também uma forma de marcar presença e reforçar a imagem do grupo ou agência junto a banca examinadora ou cliente; caso haja outros grupos para se apresentaram posteriormente, retire seu material dos equipamentos rapidamente; aguarde o resultado final e boa sorte!
*Texto adaptado por Breno Brito do livro "Projeto Experimental de Propaganda", autor Edson Paiva.
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